Natürlich will jeder seine Prozesse möglichst schnell online abbilden. Das Ganze soll dann natürlich auch noch unkompliziert und nutzerfreundlich sein. Am besten mit individuellen Lösungen für die eigenen Anforderungen. Finden Sie sich in diesen Aussagen wieder? Aber wo soll man am besten anfangen? In diesem Blog-Artikel helfe ich Ihnen etwas Klarheit ins Prozesschaos zu bringen und sich strukturiert an die Arbeit machen zu können. Dieser Blog-Artikel ist dabei lediglich als Hilfe für eine erste Annäherung gedacht, insbesondere bei Unternehmen mit komplexen Prozessstrukturen ersetzen nachfolgende Annäherungen natürlich keine fundierte Analyse.
Schritt Nr.1: Verschaffen Sie sich einen guten Überblick über ihre Hauptprozesse
Sie müssen die Prozesse, die den Kern ihrer Arbeit stützen und zur direkten Wertschöpfung beitragen überblicken können. Schreiben Sie sie am besten gleich mal auf! Typisch sind hier Prozesse aus nachfolgenden Bereichen:
- Marketing-Prozesse
- Verkaufs-Prozesse
- Einkaufs-Prozesse
- Produktions-Prozesse
- Rechnungsstellung
- Interne/externe Kommunikation
- Projektabwicklung
- Finanzen & Buchhaltung
- …
Schritt Nr. 2: Bewerten Sie ihre Prozesse nach Aktualität
Schauen Sie sich jeden Prozess einmal genau an und fragen sich wann sie ihn ins Leben gerufen haben und ob er noch up to date ist oder mal „aufgeräumt“ werden muss. Beziehen Sie in diese Überlegung auch bevorstehende Umstrukturierungen oder Agilisierungen ein. Geben Sie Ihren Prozessen also entweder den Status „up to date“ oder „aufräumen“. Dabei versteht es sich von selbst, dass sie diese Aufgabe auch an ihre entsprechenden Experten delegieren können.
Schritt Nr. 3: Bewerten Sie ihre Prozesse nach Digitalisierungsgrad
Jetzt geben Sie jedem Prozess eine Kennzahl zwischen 0-10. Null bedeutet noch nicht digitalisiert und 10 bedeutet voll digitalisiert.
Schritt Nr. 4: Tragen Sie ihre Erkenntnisse in die MAKE IT CLEAR – Erstbewertungs-Matrix ein
Tragen Sie ihre Bewertung in die nachfolgende MAKE IT CLEAR Erstbewertungs-Matrix ein. Das gibt Ihnen eine sehr gute Übersicht über den Stand der Dinge.
Nun sehen Sie genau mit welchen Prozessen Sie beginnen sollten um ihre Kernprozesse zu digitalisieren. Sie sollten darauf achten ihre Prozesse immer erst dann zu digitalisieren, wenn sie up-to-date sind. Sonst machen sie die Arbeit erstens nicht nachhaltig und zweitens doppelt. Gerade vor dem Hintergrund neuer Technologieentwicklungen und Marktstrategien sehen moderne Prozesse oft ganz anders aus als früher. Wenn Sie hier unsicher sind, gehen Sie doch einfach auf die führenden Software-Anbieter am Markt zu und lassen Sie sich erklären wie die Prozesse in der Software ablaufen. Fragen Sie sich ob dieser Weg für Sie möglich wäre und stellen den Prozess gleich ideal auf ihre Wunschsoftware ein.