In der aktuellen Situation laufen Meetings online ab. Damit Du als Führungskraft souverän und sicher rüber kommst, solltest Du folgende 5 Fehler beim Führen deiner online Meetings aus dem Homeoffice unbedingt vermeiden.
Fehler Nr. 1 - Mit der Technik kämpfen
Immer wieder stellt uns die Technik, die uns doch eigentlich helfen soll Dinge zu vereinfachen, vor Herausforderungen. Funktioniert mal etwas nicht so wie Du es Dir vorgestellt hast, kann das schnell zu Unsicherheit führen. Da Du als Führungskraft auf keinen Fall unsicher und hilflos wirken willst, vermeide es unbedingt in deinen Meetings mit der Technik kämpfen zu müssen. Wie du das erreichen kannst? Hier meine Hacks:
- Verwende ein Headset, damit deine Teilnehmer Dich gut hören können.
- Mache vorab (am besten am Tag zuvor) einen Technik Check. Überprüfe Audio und Video und orientiere Dich in der Meetingumgebung.
- Schau Dir ein Youtube-Video deiner Meeting-Software an, um die Online Umgebung vorab kennen zu lernen und die Funktionen zu überblicken.
- Delegiere wenn Du dir unsicher bist das Thema Technik (also Auflegen von Dateien im Meeting, Moderation des Chats etc.) an einen Mitarbeiter.
- Bleibe zu jeder Zeit gelassen. Mit Online Technik kämpft zuweilen jeder mal, es ist immer entscheidend wie souverän man damit umgeht. Du solltest dich auf keinen Fall dazu hinreißen lassen im Meeting darüber zu fluchen.
Fehler Nr. 2 - Unvorbereitet in ein Meeting gehen
Ob präsent oder online, man sollte immer vorbereitet in ein Meeting gehen. Beim Führen aus dem Homeoffice ist das jedoch umso wichtiger. Zum einen willst Du als Führungskraft ein gutes Vorbild für deine Mitarbeiter sein. Zum anderen ist es jetzt umso wichtiger fokussiert die richtigen Ergebnisse zu erreichen. Was hat sich durch das remote Arbeiten geändert? Offline werden Meetings manchmal über mehrere Stunden mit vielen Teilnehmern gestreckt. Online ist das nicht sinnvoll. Also gibt es kleinere Runden, die an bestimmten Agendapunkten arbeiten. Gute Entscheidungen kann es aber nur geben, wenn die Personen die Rand- und Rahmenbedingungen der Entscheidungen gut informiert abschätzen können. Wie Du das erreichen kannst? Hier meine Hacks:
- Informiere vorab, was in dem Meeting besprochen und entschieden werden soll.
- Verteile wenn möglich alle Unterlagen zur Entscheidungsfindung vorab, damit die Teilnehmer Abhängigkeiten ihres Fachs abschätzen und vorab klären können.
- Kommuniziere die Erwartungshaltung, dass die Teilnehmer sich best-möglichst vorbereiten sollen. Erkläre was das aus Deiner Sicht konkret bedeutet (z.B. Klärung von Abhängigkeiten vorab).
Fehler Nr. 3 – Unklar Kommunizieren
Damit Du erfolgreich online führen kannst, solltest du genau darauf achten klar zu kommunizieren. Denn in online Meetings ist die Stimme neben der Präsentation (ob nun Power-Point oder anders) ein ganz entscheidender Kommunikationsweg. Andere Aspekte wie z.B. die Körpersprache fällt in den Hintergrund. Wie Du das erreichen kannst? Hier meine Hacks:
- Verwende eine Agenda, die deutlich macht was Ziel des Meetings ist.
- Vermeide Wörter wie vielleicht, eventuell, irgendwann, irgendwie, irgendwo oder Ähnliches.
- Nutze Wörter wie: konkret, wie, was, wann, wohin, wer, wozu.
- Visualisiere das Besprochene.
- Wiederhole das Ergebnis einer Diskussion, einer Abstimmung, eines Agendapunktes.
- Achte darauf, dass Fragen zum Verständnis geklärt werden können oder zumindest in TODOs enden.
Fehler Nr. 4 – Ergebnisse nicht schriftlich festhalten
Dein Meeting verfolgt ein Ziel. Damit die gewünschten Effekte bei der nachfolgenden Arbeit entfaltet werden können, ist es enorm wichtig mit demselben Verständnis aus einem Meeting heraus zu gehen. Insbesondere bei Online Meetings, denn hier fehlt der persönliche Kontakt bei dem Rückfragen untereinander stattfinden können. Dazu ist es entscheidend die Ergebnisse schriftlich festzuhalten und in der Runde die volle Akzeptanz dafür zu erreichen. Das meint insbesondere Entscheidungen, Next Steps und TODOs. Wie du das schaffst? Hier meine Hacks:
- Visualisiere die Ergebnisse direkt im Meeting und Frage nach der Akzeptanz in der Runde.
- Fasse die Ergebnisse, TODOs und Next Steps am Ende des Meetings noch einmal verbal zusammen und plane dir dafür auch Zeit ein.
- Verbreite die Ergebnisse im Nachgang bzw. erinnere noch einmal an den Ablageort und die besprochenen Themen.
Fehler Nr. 5 – Das Setup unterschätzen
Im Homeoffice sitzen nun viele nicht mehr im Anzug rum. Aber es ist trotzdem von großer Bedeutung, wie man aussieht und welchen „privaten“ Hintergrund man sieht. Beim Führen aus dem Homeoffice solltest Du deshalb darauf achten, dass dein Setup professionell ist. Worauf musst du achten? Hier meine Hacks:
- Wenn Du keinen professionellen Hintergrund (z.B. leere Wand oder ähnliches) hast wähle einen animierten Hintergrund im Cockpit deines Meetingraums aus. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten.
- Achte auf ein gepflegtes, seriöses Erscheinungsbild. Auch Online spielt das eine Rolle, unterschätze das nicht.
- Achte auf deine Haltung. Sitze auf einem Stuhl vor einem Tisch. Mimik und Gestik spielen auch Online eine Rolle.
Wenn Du diese Fehler bei deinen online Meetings vermeidest, wirst du beim Führen aus dem Homeoffice professionell wahrgenommen und kommst effizienter zum Ziel.