Letzte Woche moderierte ich eine interessante Fishbowl Runde, bei dem auch das Thema CommunicationTools besprochen wurde. Gemeint sind digitale Tools, die uns bei der Kommunikation unterstützen. Schön, dass sich die Runde darin einig war das die persönliche 1:1 Kommunikation jedem Tooling vorzuziehen ist. Jedoch kommen wir an digitalen Helfern privat wie beruflich heute gar nicht mehr herum.
CommunicationTools im privaten Bereich
Im privaten Bereich schätzen wir es mit Familie oder Freunden über Social Media Kanäle verbunden zu sein. So entsteht oft ein engerer Kontakt als das über die Entfernung möglich wäre. Facebook, Instagram und Co. sind hier bereits jahrelange Begleiter. Mit den öffentlichen Diskussionen über Datenschutz bekommen diese Dienste allerdings einen bitteren Beigeschmack. Ich möchte Ihnen deshalb 3 wertvolle Tipps für den Umgang mitgeben:
- Wenn Sie Whatsapp nutzen gehen sie in die Einstelllungen und stellen Sie sicher, dass nur Freunde ihr Profil oder ihre online Tätigkeit sehen.
- Nutzen Sie Signal. Der Dienst ist kostenlos, genießt eine hohe Akzeptanz, arbeitet verschlüsselt und hostet die Daten nicht in den USA.
- Auch wenn es etwas mühsam ist: Nehmen Sie sich in ihren Social Media Cockpits die Zeit die Einstellungen zum Datenschutz anzupassen. Facebook bietet hier viele Möglichkeiten der manuellen Einstellung, die die Erhebung von Daten direkt betreffen.
CommunicationTools im Business
Im Business sieht das Ganze anders aus. Wie aus dem Boden sprießende Pilze entwickelt sich hier ein StartUp nach dem anderen. Ich habe mir diese Tools in den letzten Wochen genauer angesehen. Dabei wird einmal mehr klar: Der Weg in die Cloud ist unaufhaltsam!
Bei der Auswahl eines Tools solltet ihr unbedingt eure individuelle Zielsetzung kennen und diese mit dem Tool abgleichen.
Die nachfolgende Liste soll Euch nun einen kurzen Überblick sinnvoller Tools am Markt geben. Sie stellt aber keine Entscheidungsbasis dar. Bei Beratungsbedarf sprecht mich gerne an.
Collaboration Tools
Gemeint sind Tools, die die Kommunikation bei der Zusammenarbeit fördern.
Tools | Persönliche Kurz-Einschätzung | Zertifiziert |
| SLACK | Zusammenarbeitstool: In Slack finden Unterhaltungen in Channels statt – organisiert nach Themen, Projekten, Teams oder was auch immer für dein Unternehmen sinnvoll ist. Mit Channels werden alle KollegInnen mit einbezogen und Informationen bleiben auffindbar und zugänglich. Sehr gute Schnittstelle zu anderen Services und APPs, Gute Marktdurchdringung, Einfach und Übersichtlich. | DSGVO konform ISO 27001 ISO 27018 |
| GMELIUS | Für GMAIL: Eine vollständige Kommunikationslösung für Teams direkt in deinem Posteingang mit Funktionen für Verfolgung & Automatisierung. Integration z.B. von SLACK möglich. | DSGVO konform Hosted in USA
|
| Ryver | Bringt Kommunikationspfade zusammen, lässt auch Boards und Taskmanagement zu. Anrufe (+Video) sowie Automatisierungsmöglichkeiten des Workflows. Sehr gute Schnittstellen zu anderen Services und APPs, Kombiniert Fähigkeiten von Trello & Slack. | DSGVO konform Privacy Shield Hosted in USA |
| Zoho Cliq | Zusammenarbeitstool für kleine Teams mit tollen Funktionen. Chatbots sind individuell einrichtbar. Workflows lassen sich automatisieren. Sehr gute Schnittstelle zu anderen Services und APPs. | ISO 27001 DSGVO konform Hosted in USA Privacy Shield |
| Trello | Mit den Boards, Listen und Karten von Trello können Sie Ihre Aufgaben auf flexible und lohnende Weise organisieren und priorisieren. Abgebildet werden visuelle Boards. Das Tool bietet sehr gute Schnittstellen. Es wird meist in Kombination mit Slack verwendet und in die Microsoft Landschaft integriert. Als Atlassian Produkt gibt es hier auch eine gute JIRA Anbindung. | DSGVO konform Privacy Shield |
| Microsoft TEAMS | Mit Microsoft Teams vereinen Sie Unterhaltungen, Inhalte, Aufgaben und Chats an einem Ort. Teams ist somit Business-WhatsApp und SharePoint in Einem. Dadurch, dass Teams im Office 365 Paket enthalten ist besitzt es eine hohe Marktdurchdringung und Mitarbeiterakzeptanz. Allerdings ist es auch auf die Microsoft Welt fokussiert und besitzt keine einfachen Schnittstellen oder Integrationsmöglichkeiten. | DSGVO konform Hosted in Deutschland |
| Samepage | Die preisgekrönte Kollaborationssoftware hilft Teams, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu erstellen, Dateien zu teilen sowie Aufgaben und Kalender zu verwalten, Diagramme zu zeichnen, Tabellen zu bearbeiten und noch vieles mehr. Sehr gute Schnittstelle und Integrierbarkeit in andere Services. Mehrfacher Preisträger. | DSGVO konform Hosted in USA Privacy Shield |
Es fällt auf, dass Tools aus den USA neben einer ansprechenden Nutzeroberfläche bei den Punkten Integrierbarkeit und Automation die Nase vorn haben. Ich empfehle Ihnen aber aus datenschutzrechtlichen Gründen unbedingt darauf zu achten, dass der Hersteller neben einer Erklärung zur DSGVO-Konformität auch eine Datenspeicherung in der EU hat. Sicher ist hier auch eine ISO27018 Zertifizierung (wie bei SLACK) wünschenswert. Die Privacy Shield List zeigt amerikanische Unternehmen, die gemäß dem EU-US Privacy Shield agieren. Dabei handelt es sich um eine informelle Absprache der EU mit der US zum Umgang mit dem Datenschutz die 2016 getroffen wurde.
Projektmanagement Tools
Gemeint sind Tools, die die Transparenz von Projekten verbessern.
Tools | Persönliche Einschätzung | Zertifiziert |
| Monday.com | Ein gut integrierbares Tool zum Planen, Organisieren und Tracken von Aufgaben in Projekten. Modernes Layout und intuitive Bedienbarkeit. Lässt sich mit Slack und Trello verbinden. | DSGVO konform ISO 27018 Privacy Shield |
| Atlassian Software | Atlassian hat es verstanden sowohl Projektmanagementfunktionen als auch benutzerfreundliches Oberflächendesign zu vereinen. Die Integration von weiteren Produkten wie JIRA oder Trello machen die Atlassian Produktpalette aus meiner Sicht mit Recht zu einem führenden Marktplayer. Vor allen Dingen die Welten IT und Fachseite kommen hier auch über die Software gut zusammen. | DSGVO konform Privacy Shield Hosted in USA |
| cplace | Die Collaboration Factory stellt Projektsoftware nach einem innovativen Shared Source Konzept zur Verfügung. Dabei entwickelt sich eine Kunden-Community, die sehr individualisiert und bedarfsgerecht arbeiten kann. Klasse Konzept! Tolles Design! Unbedingt ein Blick wert. Bisher hauptsächlich im Bereich Automotiv tätig. | DSGVO konform Hosted in Deutschland |
| ASANA | Vereint Taskmanagement und Projektmanagement in einem intuitiven und modernen Design. Führende Software – mit Recht! Super Übersicht und Fortschrittstracking. Sehr gute Integrationsmöglichkeiten. Asana ist auch im deutschen Mittelstand recht verbreitet. Das Unternehmen konnte trotz fehlender Zertifizierungen über die Shield List hinaus in Sachen Datenschutz Vertrauen aufbauen. | DSGVO konform Hosted in USA Privacy Shield |
| MS Project | Natürlich darf Microsoft mit MS Project hier nicht fehlen. Die in Office 365 integrierte Variante bietet ein skalierbares Tools für alle Anforderungen des Projektmanagements. Die Software genießt breite Akzeptanz. Der neue MS Project Server bietet auch ein ansprechendes Design. | DSGVO konform Hosted in USA Privacy Shield |
| KUMAVISION project365 | project365 ist ein Lösung zum cloudbasierten Projektmanagement auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Kumavision hat eine sehr gute Marktdurchdringung durch die Vorläufer Software (Navision). Die Oberfläche ist allerdings auf den ersten Blick wenig attraktiv. | DSGVO konform Hosted in Deutschland |
| InLoox | InLoox vereint Aufgaben, Dokumente, Projektplanung, Kontakte & Zeiterfassung auf einer Plattform. Die Design-Oberfläche ist etwas ansprechender als bei anderen Klassikern. Auch gefällt mir die Mindmapping Funktion sehr gut. Ein vielversprechendes Tool. | DSGVO konform Hosted in Deutschland |
| CONTEC-X | Umfangreiche Projektmanagement Software. Auch für Ressourcenplanung und Multiprojektmanagement ähnlich wie bei project365 ein relativ klassisches Tool mit eher klassischer Oberfläche. | DSGVO konform Hosted in Deutschland |
Es fällt auf, dass mit den Marktführern Microsoft und Atlassian amerikanische Unternehmen den Markt anführen. Hierbei ist die Datenspeicherung verhandelbar. Sie können also als Unternehmen ein SLA (Service Level Agreement) für eine Datenspeicherung in der EU aushandeln. Diese Option sollten sie unbedingt wahrnehmen, wenn sie können.